Book samtale

Hvordan jobbe mer strukturert og fokusert?

Sep 07, 2019
Jeg får ofte spørsmål fra ledere om hvordan de kan jobbe mer strukturert og fokusert. Det er et godt spørsmål. Struktur og fokus kan ikke bare bringe oss fortere i mål, men også frigjøre tid til å gjøre viktige oppgaver fullt og helt. Vi kan oppnå mer med mindre tid og energi.

Men det er en hake å være oppmerksom på, du kan bli for strukturert og ende opp på autopilot. Når autopiloten dominerer arbeidsdagen din risikerer du å utføre oppgaver som du ikke egentlig trenger eller bør bruke tiden din på. Hjernen liker nemlig å gjøre det det som er kjent og vanlig å gjøre - det er tross alt dens viktigste jobb å holde oss trygge og komfortable – så det faller oss ikke naturlig å gå utenfor våre daglige vaner og rutiner. Vi trenger autopiloten til veldig mye vi foretar oss i hverdagen - kjøre bil og gå i trapper til eksempel - men går vi på den hele tiden i alt vi foretar oss blir vi mindre kreative, fleksible og åpen for nye muligheter. Du må derfor i tillegg til å fokusere på struktur, stille deg selv noen grunnleggende spørsmål slik at du unngår å løse og prioritere oppgaver på autopilot.


Mitt første spørsmål til ledere som ønsker å jobbe mer strukturert og fokusert er derfor alltid; hvorfor er det akkurat disse oppgavene som er på agendaen din. Hvor skal de føre deg og virksomheten du leder? Oppfølgingsspørsmål; er det disse oppgavene som gir deg energi og ståpåvilje i det daglige? Etter kortere eller lengre refleksjon finner de alltid noe å endre på som gjør lederhverdagen bedre. Sannsynligheten er stor for at det også kan skje for deg.
 
Gjør det derfor til en vane å med jevne mellomrom spørre deg selv om hvorfor du bruker tid på det du bruker tid på, og om det er behov for justering. Er det noe du kan slutte med for å gi rom for noe annet som er viktigere. De fleste kjenner seg vel igjen i å bli fanget i for mange operative oppgaver som stjeler tid og fokus fra mer strategisk oppgaver. Vanlige årsaker er utfordring med å si nei, og med å delegere.
 
Mitt andre spørsmål er derfor; er det noen av oppgavene du gjør, som andre strengt tatt kan gjøre. Svaret er ofte "ja, men……. da blir det ikke gjort sånn som jeg mener det er best, da må jeg likevel bruke tid på å følge det opp eller forklare hvordan det skal gjøres og så videre. Jeg gjør det fortere selv, det er like greit". Bruker du disse unnskyldningene kan du ha mye å hente på å gå dypere og utforske hvorfor du tenker sånn. Det kan være at du er for mye fagperson og har bestemte oppfatninger om hva som er riktig måte å gjøre ting på. Da er det godt å beholde kontrollen! Å slippe den tar deg utenfor komfortsonen, og det er dit du trenger å komme. Du vet at det er der vekstpotensialet er. Du skaper ikke endring ved å videreføre akkurat samme tankesett og handlinger som brakte deg inn i situasjon.
 
 
Når vi ikke gir slipp, gir vi heller ikke andre muligheten til å slippe til. Da går vi glipp av alternative tilnærminger, som attpåtil kan gi bedre løsninger. Som ledere må vi gi rom og tillit til at andre kan gjøre det godt nok, og forhåpentlig bedre enn oss selv. Om du kjenner at det er utfordrende for deg å gi slipp på kontrollen, start i det små med enkle lite risikofylte oppgaver, og se hva som skjer. Som en leder sa til meg «det er utrolig befriende, hvorfor har jeg ikke gjort dette tidligere».
 
Når du har tatt denne gjennomgangen – og husk å gi deg selv de ærlige og oppriktige svarene – så kan du være sikker på at de oppgavene som står på din agenda skal være der, og at det er du som skal utføre dem. Da kan du begynne å strukturere tiden og kalenderen din. Du finner tips her om hvordan lage en liste som er konkret og gjennomførbar.
 
Når du har valgt de oppgavene som skal være dine prioriterte oppgaver, er du klar for å fokusere. Det innebærer at du må gå fullt og helt inn for å løse de oppgavene du har valgt å prioritere. Begrepet fokus består av begge disse aktivitetene, først å velge, og deretter sette kreftene inn på å løse (Morten T. Hansen)
 
Mange gjør den feilen at de sprer fokus for mye. De prøver å få til for mye, og ender opp med å gjøre mange ting halvveis. Døgnet har kun 24 timer, samme hvor mye du strukturerer og prioriterer. For mange oppgaver fører til knapphet på oppmerksomhet til hver enkelt oppgave, og desto mindre bra vil du kunne utføre hver og en av dem. Derfor er det også viktig at de oppgavene som får din tid og fokus, er de rette oppgavene.
 
En annen felle som tar fokuset ditt er multitasking. Det kan være at du tenker at du er mer effektiv når du sjekker e-post samtidig som du følger et nettmøte, men hjernen din vil streve med å forlate det ene gjøremålet og tilpasse seg det nye. Det er mentalt anstrengende, og det gjør deg mindre effektiv. Skru derfor også av alle unødvendige varsler fra sosiale medier og andre plattformer du benytter. De stjeler av ditt fokus og din produktivitet.
 
 
Oppsummert, du vil oppnå mer med mindre når du velger å kombinere fokus på struktur med fokus på hvilke oppgaver det er riktig og viktig å prioritere. Unngå autopilotfella. Velg færre oppgaver, og gå så helt og fullt inn for å løse disse oppgavene. De fleste ledere har stort handlingsrom til å velge, og velge bort. Det gjelder antagelig deg også, det være seg periodevis, eller kanskje også på mer permanent basis. Sett av en halvtime denne uken og ta et kritisk blikk på om det er et handlingsrom her du ikke benytter. Husk, prioritering før strukturering, og gjør det du gjør fullt og helt når du gjør det.