Book samtale

Er "To-do" listen lang, gjennomføringen lav og energien likeså?

Aug 10, 2019
Er du også av dem som skriver lister over alt som må gjøres, og opplever at for lite av det som står der faktisk blir gjort. Listen vokser, det er vanskelig å prioritere og tiden strekker ikke til. Følelsen av å bli overveldet kommer snikende og fristen til å gjøre noe helt annet tar overhånd. Med det kommer dårlig samvittighet og følelsen av å ikke være god nok, effektiv nok, rask nok.
 
Du går likevel på, noen ganger attpåtil med stort pågangsmot og resolutt tro på at denne gangen skal jeg få tingene gjort. Jeg trenger bare strukturere listen og holde oversikt. Kanskje lager du en ny liste for hver dag, eller du er en av dem som fyller på den du allerede har. Alle nye gjøremål føyes til nederst, i god mix med både viktige og uviktige ting. Og der har de en tendens til å bli værende.

Kan du kjenne deg igjen! Jeg har vært der, jeg har hatt sånne lister, men nå er de sjelden vare, heldigvis. Men hvordan lage og bruke lister som faktisk hjelper deg til å komme i mål?
 
Jeg angriper utfordringen fra to perspektiver. Det ene er å lage en realistisk liste over dagens oppgaver, det andre er andre er å begrense hva som fortjener en plass på min liste, og i mitt liv.
 
Døgnet har 24 timer, du får ikke kjøpt flere. Undersøkelser viser at vi faktisk bare har rundt 3 timer daglig som er produktive, gitt at du har 8 timers arbeidsdag. Vi er også generelt dårlige til å estimere hvor lang tid ting faktisk tar, så selv om du faktisk får gjort en god del av det som står på listen, så tar det ofte lenger tid enn det du tror.
 
Det første steget som var avgjørende for meg var å erkjenne at det ikke hjelper å organisere og strukturere når problemet er at jeg vil for mye, og mengden er for stor. For mye gir spredt fokus, vansker med å prioritere, mindre gjennomføring og ofte dårlig kvalitet. Det jeg trengte var å redusere for å kunne fokusere og faktisk få de viktige tingene gjort, med det resultatet jeg ønsket meg.
 
Det er som med klærne i klesskapet, kanskje mest aktuelt for damer, men antar menn også kan relatere seg til dette. Er det for mye så er det for mye. Det er ikke plass til alt, noe må ut. Du kan selvfølgelig kjøpe enda et klesskap, men det løser ikke problemet. Du har fortsatt for mye. Faktisk så mye at du ofte ikke klarer å bestemme deg for hva du skal ta på.
 
Sånn er det med arbeidsoppgavene også. Er det for mye så er det vanskelig å ha oversikt og vite hva som er viktigst, hva du skal prioritere, hvor du skal begynne. Ved å redusere og kvitte deg med en god del av det som er i skapet, i stedet for å kjøpe nytt klesskap eller reorganisere alt som er der, får du bedre oversikt. Du ser hva du har, hva du trenger og hva du skal ta på for å bli den beste versjonen av deg selv. Resten kan du kvitte deg med. Som leder er det viktig å være den beste versjonen av deg selv, og da trenger du å kvitte deg med som ikke tjener deg, og få inn mer av det som bringer deg dit du skal. Det er faktisk et godt sted å begynne - å rydde i klærne dine eller noe annet du har for mye av - for da øver du opp muskelen på å kvitte deg med ting som ikke lenger tjener deg. Men det var en liten digresjon, tilbake til listen.
 
Trinn 1 – lag en realistisk liste
Du må legge må legge til grunn at det faktisk er en begrensning på hvor mye du får gjort på en dag. 1-3-5 metoden (Cavoulacos) kan hjelpe deg til å ta inn riktig antall oppgaver og riktig estimat på tid i løpet av en arbeidsdag.
 
Først tar du utgangspunkt i den lange listen du har, den som har så mye innhold at du uansett ikke kommer i mål .... Med utgangspunkt i denne lager du en ny liste som er realistisk. Den skal inneholde en større oppgave, tre medium og tre små oppgaver.
 
Det kan se slik ut;
 
For hver dag lager du ny liste etter 1-3-5 regelen. Prøv dette i minst 10 arbeidsdager og se hvor godt du kommer i mål. Da finner du ut ca hvor mye du faktisk er i stand til å produsere på en gjennomsnittlig arbeidsdag, sånn som du har det i livet ditt akkurat nå. Kanskje er du bedre på de middels og små oppgavene, men sliter med de store. De store krever mer mental kapasitet og energi, og kan være krevende å starte på om du opplever at du er lav på energi og har dårlig konsentrasjon. I så fall er det noe du må gripe fatt i, du får tips om hvordan under trinn 3.

Når du gjør dette vil du se svart på hvitt hvor du har fokuset ditt, hvilke oppgaver du sluttfører og hvilke du sliter med. Er dette i samsvar med det du ønsker og trenger å komme i mål med? Jo mer du gjør denne øvelsen, jo mer bevisst blir du på hvordan du jobber og hvordan du kan administrere tiden din på en god måte.
 
Sannsynligheten for at du likevel ender opp med ugjorte oppgaver fordi det er for mye, er stor. Da må du nedprioritere noe. Jeg har en gylden regel på prioritering av måoppgaver særlig, og det er at «å prioritere er å forsømme i faglig forsvarlig rekkefølge» Det kan gjøre vondt, særlig om du er perfeksjonist med store ambisjoner og høye faglige krav. Desto større grunn til å gå løs på oppgaven.


Trinn 2 – gå dypere inn i prioriteringene dine
Ta en kikk på de oppgavene du har ført opp som de store oppgavene på listen. Fortjener disse å stå på din liste over store oppgaver? Er de med og bringer deg fremover mot det som er viktig for deg å oppnå, dine mål? Er det samsvar mellom det du må bruke tiden på, og det du ønsker å bruke tiden på? Er fordelingen av tid på de ulike oppgavene riktig? Typisk dilemma er hvordan få tid til å løpe etter de store ballene av strategisk karakter, og ikke bare alle de små operative som sluker tiden.
 
Er svaret på spørsmålene over nei er neste steg å finne ut hvordan det du ønsker oppnå kan gjenspeiles i prioriteringene du gjør på listen. Gode spørsmål kan være; Hva er viktigst for meg å oppnå, på kort sikt og lang sikt. Hva må jeg gjøre mer av / mindre av for å få til det? Hva kan jeg slutte med, si nei til for å rydde plass til det andre? Hva kan jeg delegere/gi bort til andre?
 
Nå har du stilt deg selv noen viktige spørsmål, og kanskje endatil endt opp med enda større spørsmål. Er det egentlig dette jeg skal og vil drive med, å perse meg selv til å komme gjennom arbeidsdagene som de er nå, eller trenger jeg å gjøre noen større endringer i livet mitt? Om du opplever å være lav på energi, arbeidsglede og motivasjon er sannsynligheten stor for at det som står på listen din ikke er det som gir deg mening og glede i livet. Da er det lurt å gjøre øvelsen med blanke ark, en alternativ liste for å finne ut hva du egentlig vil.


 
Trinn 3 – finn riktig medisin ved å lage en alternativ liste
Det er ikke bare enkelt å finne ut hva vi egentlig vil i livet, hva som gir oss glede og mening, bortsett fra det åpenbare som å tilbringe tid med de vi er glad i. Tenk tilbake i livet ditt, og finn 5 situasjoner/hendelser/tilstander der du virkelig var glad og fant mening. Hva skjedde da, og hvem var du da? Skriv det ned.
 
Tenk så gjennom hvem du vil være nå, og hva du vil gjøre nå. Hva vil og trenger du mer eller mindre av i livet ditt? Istedenfor å lage en liste, lager du nå en stor ring på et ark. Inni ringen skriver du det du vil ha mer av, utenfor ringen skriver du det du vil ha mindre av.
 
Ikke fall for fristelsen til å fokusere på det du vil ha mindre av. Mange mislykkes med å endre på ting i livet nettopp fordi de fokuserer på det de ikke ønsker. Se nå kun på det du vil ha, og skriv det ned på en ny liste. 1 stor ting, 3 medium og 5 små. Det må være positivt formulert, altså det du vil ha mer av. Legg eller heng opp listen et sted der du ser den, morgen og kveld.
 
Gjør det, hver dag i en måned, du vil bli overrasket over hva som skjer.