Book samtale

Bli produktiv - skap ro og fokus ved kontorpulten šŸ§ 

Aug 31, 2019
Du har sikkert lagt merke til det, noen har en kontorpult som alltid er ryddig, mens andre sin ser ut som det er sluppet en bombe der. De fleste har kanskje noe midt imellom.
 
Hvordan det ser ut på pulten din sier ikke nødvendigvis noe om hvor organisert og strukturert du er, men det er viktig at du har et bevisst forhold til hvordan det du ser på pulten virker inn på deg og din produktivitet.
 
Når du organiserer plassen du jobber ved (ikke alle har en kontorpult) på en måte som støtter deg og din fungering, vil det kunne hjelpe deg til å redusere stress, holde fokus og kjenne på mestring. Hva som er rett for deg vil kunne variere med hvilken fase du er inne i og hvilke impulser du ønsker og trenger.
 
Om du til eksempel kjenner deg stresset i jobbsituasjon vil det kunne hjelpe deg å rydde pulten og ha minst mulig fremme. En rotete pult gjør det gjerne vanskeligere å holde fokus, du ser jo da masse andre saker du også skulle gjort noe med. Det kan gi mat til følelsen av å ikke mestre, og du kan bli enda mer overveldet.
 
Velg i stedet å ha fremme det du faktisk bruker og trenger hver dag. Enda bedre er det om du forbeholder den fysiske plassen til kun de oppgavene du skal jobbe med denne dagen, det gjør det også enklere å holde fokus på disse tingene. Om du er helt papirløs og har alt elektronisk, vil det handle om å stenge ned alle programmer og mapper du ikke trenger her og nå. Nå tenker du kanskje at som leder er det 100 ting jeg må jobbe med og forholde meg til hver dag, og ja sånn er det ofte. Desto større grunn til å ha fremme det som er aller viktigst, sånn at du får gjort det. Les her om hvordan du kan lage to-do lister som faktisk er gjennomførbare.


 
Når det er rot rundt oss blir vi gjerne mer slitne. En av grunnene til at vi kan bli mentalt slitne er at vi må ta så mange valg. Det kan være små valg og store valg. Å redusere på mange små valg kan gjøre det enklere for deg. Er du av dem som har 15 penner stående i en holder på pulten kan du starte der. Plukk ut to eller tre av dem – de du liker aller best - og kvitt deg med resten. Da slipper du å trykke deg gjennom fire penner for å finne den som virker. Gjør det samme med andre ting du har for mange av, se deg rundt, du finner helt sikker noe som unødvendig fyller opp plassen og fokuset ditt. Mange bekker små gjør stor å, plutselig er omgivelsene dine mer ryddige, og du gir plass til kreativitet og produktivitet. Når du omgir deg kun med ting som du trenger (og som faktisk virker som de skal), og kanskje til og med gir deg en god følelse å se og ta på, er du på god vei til mer indre ro også.
 
 
Er du av de som blir lett påvirket av visuelt rot er det ekstra verdt å prøve. Da kan det også være nyttig for deg å bruke ett par minutter på slutten av arbeidsdagen til å rydde pulten slik at du kan starte med et ryddig utgangspunkt neste dag. Nå tenker du kanskje at dette har du verken energi eller tid til. Saken er den at du kan vinne både energi og tid når du gjør dette til en vane. Selv har jeg for det meste hjemmekontor og har gjort det til en vane å rydde pulten når arbeidsdagen er over. Også fordi rommet jeg bruker har andre funksjoner i tillegg til kontor på dagtid. Jeg merker imidlertid at når jeg rydder pulten, så rydder jeg på en måte bort arbeidsdagen også. Jeg tømmer hjernen for arbeidsrelaterte ting som kan vente til neste arbeidsdag, og gir meg selv tillatelse til å ta fri. Neste dag blir jeg ikke fanget av det som tilfeldigvis ligger fremme på pulten fra i går. I stedet leter jeg frem det jeg trenger for å løse oppgavene som står i kalenderen.
 
Hvordan det ser ut rundt oss påvirker oss ofte mer enn vi tror. Noen ganger er det først når vi rydder at vi oppdager hvor mye det faktisk har å si for velvære, produktivitet og kreativitet. Har du til eksempel mange løse ark og gule lapper liggende rundt omkring, påvirker det høyst sannsynlig opplevelsen din av å ha oversikt og kontroll. Helt sikkert er det at underbevisstheten bruker energi på å holde oversikt på alt.
 
Vil du ikke gi slipp på post-it lapper kan det være lurt å gi de fargekoder, eller forbeholde de til ett område. En leder jeg var i kontakt med her om dagen, sa at han forbeholdt post-it lappene til ideer. Gjøremål skrev han alltid på et ark. Det er smart for ideer har gjerne en litt lenger tidshorisont en konkrete gjøremål. Du kan velge rosa lapper til ideer, og gule til «husk dette», det spiller ingen rolle hva du velger så lenge det er en struktur i det. Poenget er at når du lager struktur hjelper du hjernen din til å koble mer av, da trenger den ikke lete etter mening, eller holde oversikt og huske alle detaljer.
 
Er du av dem som trenger å ha alt fremme – der du kan se det – for at du skal kunne føle at du har oversikt og kontroll, så prøv likevel å organisere det på en måte som gir deg oversikt og ro. Her kan kategorisering være til god hjelp. Når du gir sakene merkelapper blir de enklere å finne igjen, du vet hvilken kategori de tilhører. Det hjelper deg til å føle at du har oversikt og kontroll, som igjen nærer produktiviteten. Finn kategorier som passer deg, men alternativer kan være; må løses innen 2 dager, neste uke, eller når tid. Men obs, kategorisering alene hjelper ikke, du må fortsatt rydde for å unngå at det samler seg for mye. Orden i rotet fungerer bare til et visst punkt.
 
Pulten er for mange også stedet der de henter inspirasjon. Derfor er det fint å også kunne gi plass til noe som minner deg om hva du liker, hvem du er og hva som er dine verdier. Noe som gir deg gode assosiasjoner og som minner deg om hvorfor du kommer til denne jobben hver dag, og hva det er du ønsker å utrette. Hvorfor skal de som er dine medarbeidere bli ledet av akkurat deg? Det er et kraftfullt spørsmål.
 
Om du nå kjenner at det overhodet ikke resonnerer til deg - at du egentlig ikke kan finne en annen grunn for å gå til jobben en for å tjene penger - kan det være på tide å vurdere om du skal finne deg et annet sted å gå til der du igjen kan bli den beste versjonen av deg selv. Om du ikke er på rett plass – eller på plass i deg selv - hjelper det ikke å rydde i eksteriøret. Da er det en indre ryddeprosess som må til. Det handler egentlig om mye av det samme som å rydde pulten. Få oversikt, sortere, beholde det som tjener deg og bringer deg nærmere målet, og rydd bort det du ikke lenger trenger eller ønsker i hverdagen din.